Tuzla’daki tersanelere verdiği hizmetleri takip için Microsoft Dynamics NAV kullanma kararı alan GİSAŞ, teknolojiyi etkin kullanarak, tüm süreçlerini elektronik ortamda takip eder hale geldi. Bu yeni sistem sayesinde elde edilen verileri kolayca ve hızla analiz ederek giderlerini azaltmayı başaran GİSAŞ; analiz sonuçlarını yatırım kararlarının alınmasından önce Yönetime  sunarak, yatırım geri dönüm sürelerini kısalttı.

GİSAŞ Gemi İnşa Sanayi A.Ş., Tuzla Gemi İnşa ve Onarım Sanayi Bölgesi’nde faaliyet gösteren tersaneler ve yan sanayi kuruluşlarının iştiraki ile 1995 yılında kuruldu. GİSAŞ Gemi İnşa Sanayi. A.Ş.’nin kuruluş amacına uygun faaliyetlerini şöyle sıralayabiliriz.

• Tersanelerin kendi olanakları ile yapmaları halinde, maliyet ve efektiflik açısından, rasyonel olmayacağı değerlendirilen yatırımları, bölgedeki tüm tersanelerin yararlanabilecekleri biçimde gerçekleştirmek.

• Bu yatırımlarla gerçekleştirilen / gerçekleştirilecek tesisleri, tersanelerin üretim faaliyetleri çerçevesinde entegre bir yapı içinde çalıştırmak.

• Tersanecilik faaliyetleri dışında kalmakla birlikte, gemi inşa ve onarım sektörünü yakından ilgilendiren hizmetleri tersanelere daha uygun koşullarda sağlamak.

• Türkiye’nin en büyük tersane bölgesi olan Tuzla Tersaneler Bölgesi’nin geliştirilmesi amacı ile gemi inşa ve onarımında ana girdileri oluşturan malzeme ve teçhizatı sağlamak GİSAŞ’ın öncelikli amacıdır.

Bu amaçlar doğrultusunda GİSAŞ, bölgedeki tersanelerin çıkarlarını kollamak ve onların rekabetçi konumunu kuvvetlendirmek üzere faaliyetlerini sürekli geliştirmektedir.

Ticari Durum

GİSAŞ, yerine getirdiği çok önemli yükümlülüklere rağmen merkezi bir sistem kullanmamaktaydı. Verilen hizmetler, gelen talepler, deniz hizmetleri ve grit stokları farklı bölümlerde saklanan Excel dosyaları ile takip edilmekte, bu bilgilerin muhasebeleşmesi içinde mükerrer bir işlemle başka bir yazılıma giriş yapılmaktaydı.

Sorunun çözümü için, “2008 Yılı Faaliyet Raporu”nda gerekli açıklamalar yapılarak kurumsallaşma için “Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılımı”na geçiş önerildi. Bir kaç farklı şirketle yapılan görüşmelerden sonra, Yardımcı Gemi Tersanesi’nde başarılı bir proje uygulaması gerçekleştiren 6 Gen firması ile masaya oturuldu. Yapılan ilk ve tek görüşmeden sonra GİSAŞ kurumsallaşmak için çok önemli bir adım olarak gördüğü projeyi 6 Gen ile yapma kararı aldı.

Çözüm

Microsoft Dynamics, iş ortağı 6 Gen firması ile birlikte projeye başlayan GİSAŞ’ta, Genel Müdür Sayın Gökhan Esin, tarafından kendilerine verilen “Kılavuz ve Römorkörcülük faaliyetlerini otomasyona geçiren işletme olma” hedefini yakalamak üzere bir ekip kurdu.

Öncelikli olarak kılavuzluk ve römorkörcülük hizmet bedellerini belirleyen parametreler ve formüller sisteme aktarılırken, eş zamanlı olarak muhasebe hesap planı ve analizler için kullanılacak boyutlar belirlendi. Daha sonra grit talep ve tedarik süreci sisteme tanıtıldı; bordro hesaplamaları ve yasal düzenlemeler çerçevesinde personel çalıştırma kurallarının sisteme uyarı olarak girilmesi sağlandı.

Tüm bu çalışmalar sırasında üst yönetim desteği çok önemliydi. Bu konuda tüm şirketin gereken zamanı ayırması, tasarım için hızlı karar alınması ve herkesin sistemi eksiksiz kullanması için gerekli kontrollerin uygulanması sağlanarak, projenin başarı ile gerçekleştirilmesinde çok önemli bir görevi yerine getirdi. GİSAŞ’ın bu tür sistemlere olan inancı ve sistemin hakkı ile kullanılması halinde elde edilecek faydaları biliyor olması, hem proje ekibini hem de şirketin diğer çalışanlarının motive edilmesini kolaylaştırdı. Tüm GİSAŞ bünyesinde gördüğümüz bu olumlu motivasyon sayesinde, proje planlanan tarihte ve öngörülen bütçe çerçevesinde tamamlanarak devreye alındı.

Faydalar

Anlık Durum Takibi ile Kolaylaşan İşletme Yönetimi
Microsoft Dynamics NAV ile tüm süreçlerin merkezi bir sistem ile yönetiliyor olması, iki önemli hizmetin anlık olarak takip edilmesini sağladı. İlki grit tedarik yönetimi idi. Depodaki grit stokları, tersanelerden gelen grit talepleri ve açık siparişler anlık olarak sistemde görüldüğü için, tedarik zinciri yönetimi kolaylaştı ve etkinleşti, grit satın alan tersaneler ile mutabakat kolaylaştı. Bunların yanı sıra grit satışları sırasında tüm kantar dökümleri otomatik olarak sisteme aktarıldığı gibi, kullanılan iki tip sevkiyat(dökme ve bigbag) için detay bilgiler de sisteme girildi. Bu işlemler sayesinde müşterilerden gelen her türlü soru sisteme bakılarak cevaplanır hale geldi, ilgili müşterilerin geçmiş hesapları araştırma zahmetinden kurtulmaları sağlandı.

İkinci önemli hizmet, römorkörcülük hizmet formlarının sisteme taşınmasıyla gerçekleşti. Eskiden pazarlamada biriktirilen, sonrasında muhasebeye gönderilip fatura oluşturulmasını gerektiren verimsiz ve insan gücü harcayan süreç tamamen ortadan kalktı. Böylece gemi hareketlerine yönelik doldurulan formlar sisteme girildiğinde; hizmetin bedeli, hangi römorkör ve kaptanla hizmetin verildiği, gemilerin kıyı tesislerine giriş ve çıkış saati gibi tüm bilgiler sistemde saklanmaya başlandı. Bu sayede, çok değerli bilgilerin toplandığı bir veritabanı oluşmaya başladı.

 
Etkinleşen Muhasebe Süreçleri

Sistemin devreye girmesiyle, muhasebe departmanı içindeki süreçler için harcanan zamanın azaltılması ve elde edilen bilgilerin kalitesinin artırılması konusunda da büyük ilerleme sağlandı.  Tüm alacak ve ödemeler ek bir rapora ihtiyaç olmadan muhasebe çalışanları tarafından görülebilir hale geldi; ödeme formları sistem tarafından otomatik olarak hazırlanıp, onay vermesi gereken herkese sistem üzerinden gönderilmeye başlandı. Daha önceleri, ödeme formu ile birlikte ilgili faturalar da tüm onay zincirini dolaşır, sayfalarca kağıt üzerinden kontrol de zorlaşırdı. Bugün ise, ödeme emri ile ilgili sorusu olan bir GİSAŞ çalışanı sistemden yararlanarak kolaylıkla tüm detaylara ulaşabilmektedir.

Öte yandan, alacak takiplerinde bakiyenin içeriğinin görülebiliyor olması GİSAŞ’a önemli bilgiler sağlıyor. Bir müşterinin bakiyesinin dökme veya bigbag grit alımından mı, yoksa kılavuzluk hizmetlerinden mi olduğu açıkça belli olduğu gibi, alacaklarla ilgili ödeme planı üzerinde anında karar verilmesini de kolaylaştırıyor.

Muhasebe için oldukça zaman alan bordro hesaplarının sisteme taşınması, zaman ve işgücünden tasarruf sağladığı gibi yasalara uyumu da kolaylaştırdı. Ayrıca, belli görevleri yerine getiren çalışanların fazla mesai sınırları sistem tarafından otomatik olarak takip edildiği için, herhangi bir yasal uyumsuzluk yaşanması önlenmiş oldu.

Raporlamada Verimlilik

GİSAŞ, hem Yönetimine hem de Denizcilik Müsteşarlığı’na aylık faaliyet raporu vermek zorunda. Bu raporlar için oldukça önemli vaktini ayıran departmanlar, artık sadece sisteme bilgi girişini koordine edip, bilgilerin doğruluğunu sağlıyorlar ve raporlar sistemden otomatik olarak alınabiliyor. Bunun yanı sıra GİSAŞ içinde eskiden alınmakta zorlanılan raporların sistemden hemen alınabiliyor olması, yöneticilerin karar verme sürecini hızlandırdı. Sistemin devreye girmesiyle;   Dönem/Bölge/Müşteri v.s bazında satış raporları kısa sürede ve sağlıklı olarak elde edilirken; Departman/Masraf kalemleri bazında da rapor alınabiliyor. Sistemin işlemeye başlamasıyla birlikte alınan bu raporlar sayesinde, sarf malzemelerinin stoklanması ve tüketiminde çok fazla maliyet kaybedildiği görüldü ve bu kalemler tamamen sistem üzerinden onaylanabilecek hale getirilerek incelemeye alındı.

Yatırım Kararlarına Destek

Raporlamalardan elde edilen veriler sonrasında, şirket içinde karar alınırken ihtiyaç duyulabilecek pek çok bilgiye sistem üzerinden ulaşma olanağı sağlandı. Kılavuzluk hizmet talep formu sisteme girilip, limana yanaşan tüm gemilerin özellikleri veritabanında biriktiğinden, belli yatırım kararları alınırken bu veriler işlenmeye başlandı. Örneğin; Tuzla Limanı sahasına giren gemilerin boyutlarında görülen değişim dikkate alınarak yatırım kararları şekillendi. Böylece; Microsoft Dynamics NAV için yapılan yatırım, sadece alınacak yeni yatırım kararlarında sağlanan etkinlik ve fayda sayesinde kendisini amorti etmiş oldu. 

Maliyet Analizleri Sonucu Düşen Giderler

Tüm grit tedarik süreci NAV sistemine aktarılınca, maliyet bileşenleri iyice belirginleşti ve bazı giderlerin küçük gemilerle yapılan tedariklerde arttığı görüldü. Bu verilerden hareketle ve düşen finansman giderleri de göz önünde tutularak, grit ithalatında daha büyük tonajlı gemilerle tedarik yöntemine geçildi.

Römorkörcülük hizmetinde de benzer tedbirler alan GİSAŞ, tüm bu gider kontrolleri sayesinde, krizin derinleştiği 2009 yılında azalan gelirlerine rağmen, bir önceki yıl ile aynı karı elde etmeyi başardı.

Hissiyatlardan Ziyade Sayılara Güven

GİSAŞ Genel Müdürü, sistemin kullanıma alınmasından sonra tüm şirketin sayılar ve raporlar üzerinden konuşmaya başladığını belirtiyor. Kurumsallaşmak adına çok önemli olan bu aşama, şirketin belli kuralları özümsemesi ve sürekli iyileştirme ile rekabetçi gücünü artırma fırsatı veriyor. 

 

Çözüme Genel Bakış

Müşteri Profili
GİSAŞ Gemi İnşa Sanayi A.Ş., Tuzla Gemi İnşa ve Onarım Sanayi Bölgesi’nde faaliyet gösteren tersaneler ve yan sanayi kuruluşlarının iştiraki ile 1995 yılında kuruldu.  Gemi inşa ve onarım sektörünü yakından ilgilendiren hizmetleri tersanelere daha uygun koşullarda sağlamak, gemi inşa ve onarımında ana girdileri oluşturan malzeme ve teçhizatı ortaklarına uygun koşullarda temin etmek GİSAŞ’ın ana faaliyetleridir
Ticari Durum
GİSAŞ, üstlendiği  çok önemli yükümlülükler olmasına karşın, merkezi bir işletme sistemi kullanmamaktaydı. Bu sorunun çözümü için “2008 Yılında kurumsallaşmayı sağlamak için “Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılımları”na geçilmesi önerildi.  Bir kaç farklı şirketle yapılan görüşmelerden sonra, Yardımcı Gemi Tersanesi’nde  başarılı bir proje uygulaması  gerçekleştiren 6 Gen firması ile masaya oturuldu. Yapılan ilk ve tek görüşmeden sonra  GİSAŞ kurumsallaşmak için çok önemli bir adım olarak  gördüğü projeyi 6 Gen ile yapma kararı aldı.

Çözüm
Microsoft Dynamics NAV

Yararlar

Anlık Durum Takibi ile Kolaylaşan İşletme Yönetimi

Etkinleşen Muhasebe Süreçleri

Raporlamada Verimlilik

Yatırım Kararlarına Destek

Maliyet Analizleri Sonucu Düşen Giderler

Hissiyatlardan Ziyade Sayılara Güven